Hình thức ghi nhận ý chí của chủ thể để Văn bản có hiệu lực pháp luật

Hình thức ghi nhận ý chí của chủ thể để Văn bản có hiệu lực pháp luật

1.     Văn bản, thỏa thuận của cá nhân

-         Yêu cầu:

a) Tự nguyện, không bị ép buộc

b) Nếu văn bản yêu cầu ký và ghi rõ họ tên thì hiệu lực thế nào?

Điều này phụ thuộc vào ý chí của hai bên, nếu tại thời điểm ký bên kia yêu cầu phải ghi rõ họ tên mà bên còn lại không thực hiện thì văn bản không có hiệu lực;

Việc yêu cầu ghi rõ họ tên nhằm xác định rõ họ tên của người ký vào văn bản, nếu chỉ ký không thì dựa vào chữ ký chúng ta không thể biết được người ký cụ thể là ai.

Trong trường hợp, một bên chấp nhận hoặc không phản đối thì văn bản đó có hiệu lực. => tranh chấp phát sinh chỉ còn cách chứng minh người ký trong hợp đồng thông qua giám định chữ ký thôi.

c) Ký và điểm chỉ:

Việc điểm chỉ có thể là bắt buộc, có thể là tự nguyện: không có một quy định cụ thể nào về vấn đề này, các quy định bắt buộc phải điểm chỉ nằm dải giác trong các văn bản pháp luật khác nhau.

Chẳng hạn: theo Điều 48.2.3 luật công chứng 2014

·        Bắt buộc phải điểm chỉ trong trường hợp không ký được hoặc đối với việc lập di chúc;

·        Tự nguyện trong trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị; hoặc công chứng viên thấy cần thiết.

Ý nghĩa của điểm chỉ để thay thế việc ký, tuy nhiên vì việc điểm chỉ là lăn dấu vân tay của người xác nhận vào văn bản, nên giá trị chứng minh của nó rất cao. Do đó, Việc điểm chỉ thường áp dụng khi người phải xác nhận vào văn bản không thể ký hoặc giao dịch được thực hiện có tính chất rất quan trọng (hoặc theo quy định của pháp luật hoặc theo yêu cầu của một bên)- điều này chúng ta thường thấy trong các hợp đồng vay tiền với ngân hàng. Điểm chỉ cũng có thể đồng thời với việc ký (song song vừa ký, vừa lăn tay). 

2.     Văn bản, thỏa thuận của Doanh nghiệp

a)     Giá trị của con dấu:

-         Dấu công ty: Khoản 2 điều 44 Luật doanh nghiệp quy định :(bắt buộc SD khi PL quy định hoặ khi có thỏa thuận)

-         Dấu chức danh: không có giá trị (chỉ có ý nghĩa xác định tên người ký, có thể không cần sử dụng đến nếu đã tự viết họ tên người ký vào đó), trên thực tế các cơ quan tổ chức yêu cầu phải có ghi rõ họ, tên người ký vào văn bản nếu không văn bản không được chấp nhận.

-         Người quản lý và sử dụng con dấu:  Việc quản lý, sử dụng, lưu trữ do điều lệ công ty quy định.

 b) Cách đóng dấu:

-          Đóng dấu tròn của cơ quan, tổ chức: Dấu đóng bên trái chữ ký, đóng dấu lên 1/3 chữ ký. (áp dụng đối với trường hợp người có thẩm  quyền ký hoặc người được ủy quyền ký.

 -         Đóng dấu treo: Đóng dấu lên các tài liệu, văn bản nội bộ của đơn vị, vị trí đóng ở góc trên cùng, bên trái, đóng lên dòng ghi tên cơ quan, đơn vị (là dùng con dấu cơ quan, tổ chức đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Đóng dấu treo trên văn bản không khẳng định giá trị pháp lý của văn bản mà chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một bộ phận của văn bản chính.) Khoản 3 Điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP

 -          Đóng dấu giáp lai:  đóng dấu (tròn, vuông, bầu dục, v.v…) lên mép của tất cả các trang văn bản trong cùng một bộ/tập hồ sơ/văn bản không thể tách rời, để chứng minh sự nhất quán và liên tục, không tách rời của bộ/tập hồ sơ/văn bản, tránh bị đánh tráo các trang nội dung. Dấu cần được đóng ở mép (bên phải hoặc bên trái) của tất cả các trang, tờ tài liệu của bộ theo cách thức xếp (hình dẻ quạt) các trang tài liệu để một lần đóng dấu đè lên mép bộ tài liệu sẽ chèn hết hình con dấu lên tất cả các mép trang của bộ tài liệu như hình bên trên.

Lưu ý: Dấu treo hay giáp lai không thể hiện giá trị pháp lý của văn bản, giá trị pháp lý của văn bản thể hiện qua dấu tròn và chữ ký của người có thẩm quyền

-         Dấu correct hay dấu hiệu chỉnh: đóng dấu lên dòng, hoặc chữ hoặc cụm chữ bị hiệu chỉnh bằng tay đè lên dữ liệu gốc ban đầu trên tài liệu để xác nhận sự hiệu chỉnh.

-         Ngoài những hình thức đóng dấu trên thì hiện nay còn có nhiều hình thức khác như: Dấu địa chỉ (dấu hình chữ nhật, khắc tên, địa chỉ, mã số thuế), dấu “Đã thu tiền”, dấu “chữ ký”… Những cách đóng dấu này thì không được nhà nước quản lý và hướng dẫn cụ thể, nhưng bạn cũng nên tìm hiểu xem nó được sử dụng trong những trường hợp nào nhé.

v Lưu ý về chữ ký

- Ký nháy: là ký ở cuối dòng văn bản hoặc cuối đoạn văn bản, hay cuối cùng của văn bản, hoặc cuối mỗi trang văn bản. Việc ký ở cuối dòng/đoạn/trang văn bản nhằm mục đích chốt và xác nhận các nội dung ở dòng/đoạn/trang văn bản. Ký nháy ở cuối văn bản khi trình lên cấp có thẩm quyền ký cuối cùng là thể hiện người có trách nhiệm soạn thảo/kiểm tra văn bản đã thực hiện và chịu trách nhiệm về việc thực hiện trước cấp trên. Khi đó người ta thường ký một chữ ký tắt nhỏ ở dòng cuối cùng của văn bản.

- Ký chính thức: là chữ ký có giá trị xác nhận nội dung của toàn văn bản, ký ở bên dưới vị trí ghi chức danh hoặc định danh người ký văn bản. Trường hơp này ký xong phải tự tay ghi rõ họ tên hoặc đóng dấu tên, chức danh (nếu có), dấu đơn vị (nếu có hoặc cần thiết).

 (To be continued- trong phần sau mình sẽ trình bày một số vấn đề về giá trị pháp lý của các văn bản của cơ quan nhà nước; tổ chức khác các bạn hãy chờ đón xem)

Căn cứ pháp lý: 

- Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV về việc hợp nhất hai văn bản Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 5 năm 2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, có hiệu lực từ ngày 01 tháng 4 năm 2010.

Share on Google Plus

About Unknown